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Top-Features für KMU:
adactis Akten & TAGs

Digitale Büro-Organisation muss sich dem Betrieb anpassen.

So agil und einzigartig gerade kleine und mittelgroße Unternehmen sind, so flexibel ist adactis. Ablage-Strukturen und Bezeichnungen sind frei konfigurier- und jederzeit selbst änderbar.

Mit ad▸actis TAGs lassen sich beliebige Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen zu Akten bündeln. Keine Doppelablagen, aber alles mehrfach abrufbar.

Alle Aktenarten: Rechnungswesen, Personalakten, Projekte, Immobilien, Fuhrpark, Geräte & Werkzeuge, Verträge, Versicherungen, Pläne, QM, Compliance … und zudem einfach alles, was absolut in kein Raster passt, aber dennoch wiedergefunden werden soll.

Akten sofort finden:
Im Büro, im Homeoffice oder Mobil

Finden macht glücklich! Volltextsuche und intelligente Filterfunktionen liefern sekundenschnell die gesuchten Dokumente. Sogar dann, wenn sie ursprünglich falsch abgelegt worden sind. Die Suche über TAGs erweitert das Spektrum. Häufig benötigte Dokumente als Favoriten kennzeichnen und sofort ohne Suche aufrufen. Viele weitere Prozess-Schritte können direkt gestartet werden – egal von welchem Ort aus.

Workflows sind die neuen Laufmappen

Nie mehr verschollenen Lauf- oder Unterschriftsmappen nachjagen. Dokumente und Aufgaben mit Fristsetzung an eine oder mehrere andere Personen senden, zur Bearbeitung gleichzeitig oder hintereinander.

Mit definierten Standard-Workflows für wiederkehrende Routine-Vorgänge, mit frei modifizierbaren Workflows für Seltenes und Ungewöhnliches.

Dabei immer den Überblick behalten: Wer hat wann was gestartet, zur Kenntnis genommen, kommentiert, abgelehnt oder freigegeben? Dokumentiert und langfristig nachvollziehbar, wie in vielen aktuellen Qualitäts-Standards gefordert.

Must have:
Revisionssichere Archivierung

Alle Unternehmen und freiberuflich Tätige sind nach GoBD vom Bundesministerium für Finanzen verpflichtet, sämtliche steuerrelevante Dokumente inklusive zugehörige Emails lückenlos elektronisch zu archivieren. Unveränderbarkeit, Auffindbarkeit, Aufbewahrungsfristen und weitere Details sind zu beachten.

Die Lösung: Jetzt mit adactis GoBD-konform archivieren. Die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation wird gleich  automatisch mit erstellt. Künftigen Betriebs- und Steuerprüfungen entspannt entgegensehen: Die Belege sind in trockenen Tüchern.

Kostenlos testen:
3 User 2 GB 1 Monat

Kein Abo. Endet automatisch, wenn nicht aktiv verlängert.

Onboarding

Sofort startklar + browserbasiert.
Keine Software-Installation.
Detaillierte Online-Hilfen und Videos.
Ersteinweisung inklusive.

Branding – good to have

adactis selbst an das Corporate Design anpassen. Mit wenigen Klicks eigenes Unternehmens-Logo einfügen & eigene Farben  auswählen.

Nutzer & Rechte

Wer darf was? Einfach Nutzer anlegen und auf „aktiv“ setzen. Jederzeit selbst änder- und erweiterbar. Multicompany- und mandantenfähig bei Bedarf.

Dokumenten-Import

27 Wege zu adactis mit und ohne „Klick“.  Alle gängigen Datei- und Bild-Formate inkl. E-Mails. Anbindung an Outlook® sowie ERP-, CRM- und Buchhaltungs-Software.

Stapel-Scannen

Statt Blatt für Blatt gleich den ganzen Papierstapel in den Scanner legen und in einem Vorgang verarbeiten. adactis Barcode-Trennung macht’s möglich.

Smartphone & Tablet

Fotos oder Scans von mobilen Endgeräten von unterwegs direkt in adactis hochladen und automatisiert Workflow starten oder gleich archivieren.

Dokumenten-Vorschau

Ermöglicht einen schnellen Blick auf Dokumente, ohne diese zuerst öffnen zu müssen. Spart enorm viele Klicks.

Versionierung

Dokumente überarbeiten und mit automatischer neuer Versionsnummer archivieren. Info über Bearbeitung an andere Nutzer und komplette  Dokumentenhistorie inklusive.

Notiz-Funktion

Dokumente jederzeit mit eigenen Kommentaren ergänzen. Auch die Notizen werden mit dem Dokument archiviert und sind per Volltextsuche wieder auffindbar.

Dokumente versenden aus adactis

Einzeln oder mehrere gleichzeitig. Empfänger innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Verschlüsselt oder unverschlüsselt. Mit oder ohne Kommentar. Ohne Zwischenschritte.

Steuerbelege direkt hochladen

Automatisiert zu DATEV oder ADDISON mit optionaler  Belegerkennung und Bezahlfunktion. Alternativ bewährten Zahlungsweg beibehalten.

Daten sichern & exportieren

Export-Funktionen für einzelne Kategorien oder gesamt. Backup-System inhouse nach Bedarf. Mehrfach Backup in der Cloud-Solution inklusive.

So gelingt digitale Büro-Organisation in kürzester Zeit

1

Kostenlose 3-2-1 Aktion nutzen

  • Jetzt 3 User – 2 GB – 1 Monat gratis
  • Ausführlich testen ohne Risiko
  • Vorteile erleben
2

Eigenen Bedarf ermitteln

  • Verwendungszweck & Ziele
  • Anzahl Nutzer
  • Budgetrahmen
  • Verbindung mit Software-Umgebung
  • Wunsch-Tempo wählen:
    Alles sofort oder Schritt für Schritt. Gerne beraten wir sie dazu:
3

Kurzberatung vereinbaren

  • Kostenlos & unverbindlich
  • 30 Minuten
  • Individuelle Online-Präsentation & Empfehlungen zum besten Vorgehen
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